Zasady ochrony danych osobowych (RODO)

Kancelaria Prawnicza Wiejak i Partnerzy sp. k. (dalej jako: Administrator) określiła zasady ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE.L.2016 119/1 z dnia 4 maja 2016 r.).

Do stosowania niniejszych zasad zobowiązany jest Administrator oraz wszystkie osoby działające w jego strukturze organizacyjnej, jeżeli tylko mają dostęp do danych osobowych lub wykonują czynności związane z ich przetwarzaniem.

Przetwarzanie danych osobowych w organizacji opiera się na:

legalności – przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem;

bezpieczeństwie – zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych;

stosowaniu praw osób, których dane dotyczą – umożliwianie osobom, których dane są przetwarzane do wykonywania swoich praw;

transparentności – w sposób przejrzysty dla osób, których dane dotyczą;

minimalizmu – w konkretnych celach, w ograniczonej formie;

czasowości – nie dłużej niż wynika to z potrzeby wykonania danej usługi.

Organizacja zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych.

Firma spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

obowiązki informacyjne – przekazywanie osobom wymaganych prawem informacji przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;

możliwość wykonania żądań – zapewnianie możliwości efektywnego wykonywania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających;

zawiadamianie o naruszeniach – stosowanie procedur pozwalających na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.

Organizacja ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczanie na stronie internetowej informacji sposobie skorzystania z nich, metodach kontaktu w tym celu.

Następuje minimalizacja przetwarzania danych pod kątem adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), dostępu do danych, czasu przechowywania danych.

Stosowane są ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

Przeprowadzane są analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych.

Stosowane są środki fizyczne i techniczne:

szyfrowanie danych osobowych,

inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania, środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,

wydawanie kluczy do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe wyłącznie osobom uprawnionym oraz zamykanie pomieszczeń na czas ich nieobecności,

ochronę pomieszczeń,

w sytuacji, gdy dane osobowe w formie papierowej mają być wysłane i w tym celu powierzane są firmie kurierskiej zapewnia się, aby przesyłka była odpowiednio opakowana i zaklejona w sposób zabezpieczający ją przed nieuprawnionym wglądem osób trzecich bez zostawienia widocznego śladu na opakowaniu przesyłki,

dostęp do systemu oraz programu służącego do przetwarzania danych osobowych uwierzytelniany jest za pomocą unikalnych dla każdego Użytkownika loginu i hasła.

Stosowane są środki organizacyjne: wdrożenie odpowiedniej dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych oraz wydawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

Podmiot, któremu powierza się do przetwarzania dane osobowe, zobowiązuje się formalnie do podjęcia odpowiednich środków bezpieczeństwa, a także odpowiada za szkody, jakie powstają wobec Administratora lub osób trzecich, w wyniku przetwarzania danych w sposób bezprawny lub niezgodny z zawartą umową.

Naruszenia niniejszych zasad podlegają odpowiedzialności prawnej przewidzianej w przepisach prawa.